SA – Titre professionnel Secrétaire assistant(e)

La profession de Secrétaire Assistant(e) reste parmi les plus répandues dans les métiers du secrétariat et correspond aux fonctions de base déclinables dans tous types de structures, privées, publiques et associatives. Sa principale caractéristique réside en une grande polyvalence exercée au sein d’une équipe, qui nécessite une maîtrise de l’organisation du temps et une adaptation aux évolutions des outils numériques.

Le/la Secrétaire Assistant(e) intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il/elle assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il/elle peut contribuer à la gestion de dossiers spécifiques. Il/elle contribue à la qualité de la communication de la structure, il en valorise l’image et assure le relais de l’information. La qualité relationnelle de la fonction est donc de ce fait essentielle.

Ses principales missions sont donc :

  • L’accueil des visiteurs et les flux d’appels multicanaux, la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi que l’organisation des réunions et des déplacements
  • La préparation de dossiers, la conception, présentation et diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes-rendus, tableaux ou graphiques grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables.
  • La recherche d’informations à partir de sources identifiées, le classement et l’archivage physique et numérique.
  • Le traitement des commandes clients ou des demandes d’achats et d’approvisionnements.
  • Selon l’organisation de la structure, la participation au suivi administratif du personnel
  • L’élaboration des procédures d’organisation interne

Débouchés et insertion professionnelle

Le/la Secrétaire Assistant(e) (appelé aussi Secrétaire administrative) est présent(e) dans tous les types d’entreprises (privés, publiques, associatives), quelle que soit leur taille ou leur activité.

L’emploi est positionné à un niveau IV, avec un statut d’employé qualifié, qui peut évoluer vers un poste d’Assistante de Direction, vers un domaine de spécialisation ou vers d’autres champs de compétences (médico-sociale, comptable, immobilier…)

    Niveau et aptitudes requis

    Etre titulaire d’un BEP ou CAP ou avoir suivi la scolarité complète y conduisant

    Ou avoir échoué à l’examen du baccalauréat

    Ou avoir 3 années d’expérience professionnelle dans le secteur.

    Etre motivé par le métier du secrétariat, savoir faire preuve de méthode et de rigueur, d’initiative et d’autonomie, mais également de discrétion et de diplomatie. Ce métier demande surtout une grande capacité d’adaptation.

    Durée et modalité de la formation

    Le calendrier de formation prévoit 380 heures sur environ 12 mois, à raison d’un jour de formation par semaine (le mardi).

    La formation est accessible en alternance par le biais :

    • Du contrat d’apprentissage jusqu’à 29 ans
    • Du Contrat de professionnalisation (pour les moins de 26 ans)
    • Financement propre
    • Des contrats aidés PEC
    • De l’utilisation de votre CPF
    • Il est également possible pour les personnes déjà salariées d’avoir recours à la voie du CPF de transition ( ancien CIF) ou financement par l’entreprise 

      Contenu et examen

      Qu’est-ce qu’un Titre Professionnel ?

      Il s’agit d’une certification professionnelle délivrée par le Ministère chargé de l’Emploi. Ce titre atteste que son titulaire maîtrise les compétences, aptitudes et connaissances permettant l’exercice d’activités professionnelles qualifiées.

      Le Titre Secrétaire Assistant(e) se compose de deux activités-types, chaque activité comportant les Compétences Professionnelles (CP) nécessaires à la réalisation de l’activité.

      Activité 1
      Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités

      • CP 1 Produire des documents professionnels courants

      • CP 2 Communiquer des informations par écrit

      • CP 3 Assurer la traçabilité et la conservation des informations

      • CP 4 Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
      • CP 5 Planifier et organiser les activités de l’équipe

      Activité 2
      Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

      • CP 6 Assurer l’administration des achats et des ventes

      • CP 7 Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes

      • CP 8 Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale

      • CP 9 Assurer le suivi administratif courant du personnel

      Obtention du Titre

      Le Titre Professionnel Secrétaire Assistant(e) est délivré par le Ministère chargé de l’Emploi, au candidat issu d’un parcours de formation continu qui a satisfait aux évaluations suivantes :

      • Les deux Evaluations en Cours de Formations à l’activité (un ECF par activité) en contrôle continu sur toute la durée de la formation,
      • L’épreuve de synthèse en forme de mise en situation professionnelle en présence d’un jury de professionnels,
      • L’entretien final avec le jury de professionnel.

      A chacune des « activités-types » citées ci-dessus correspond un Certificat de Compétences Professionnelles. Ce CCP peut faire l’objet d’une validation intermédiaire, et permet une acquisition progressive du titre complet.

      De plus si le jury décide de ne pas attribuer le Titre au candidat, il peut décider de valider un ou plusieurs Certificats de Compétences Professionnelles (CCP) qui compose(nt) ce titre.

      Le candidat dispose alors d’un an à partir de la date d’obtention d’un CCP pour valider le(s) CCP qui lui manque(nt) et ainsi valider son Titre Professionnel. Après un an, il devra de nouveau suivre une formation préparant à ce Titre.

      Un livret de certification qui enregistre progressivement les CCP acquis est alors remis au candidat, jusqu’à l’obtention du parchemin prouvant l’obtention du Titre Professionnel Secrétaire Assistant(e)

       

      Renseignements

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